Mỗi lô hàng khi được đưa đến kho hoặc cảng đều phải trải qua bước xác nhận đầu tiên gọi là Gate In. Đây là quá trình ghi nhận và xác nhận thời điểm container hoặc phương tiện vận chuyển chính thức đi qua cổng vào khu vực kiểm soát.

Tại Toàn Nhất Logistics, Gate In không chỉ là thủ tục, đó là chốt chặn an ninh quan trọng nhất để khởi động toàn bộ quy trình nhập kho (Inbound).

1. Quy trình Gate In chuẩn tại Toàn Nhất Logistics

Chúng tôi thực hiện quy trình 6 bước nghiêm ngặt để đảm bảo mọi kiện hàng nhập vào đều “sạch” về pháp lý và an toàn về chất lượng:

• 01 Ghi nhận thông tin: Nhân viên an ninh ghi nhận biển số xe, số container, tên tài xế và thời điểm xe đến cổng.
• 02 Kiểm tra chứng từ: Đối chiếu Phiếu giao hàng (Delivery Note), Hóa đơn với thực tế để đảm bảo tính hợp lệ.
• 03 Đánh giá ngoại quan: Kiểm tra tình trạng bên ngoài của container/xe tải (móp méo, thủng) và seal niêm phong.
• 04 Xác minh vận tải: Đảm bảo phương tiện và đơn vị vận chuyển đúng với kế hoạch đã đăng ký trước.
• 05 Xử lý sai lệch: Nếu chứng từ sai hoặc seal bị hỏng, quy trình sẽ tạm dừng để lập biên bản xử lý ngay tại cổng.
• 06 Đồng bộ dữ liệu: Thông tin Gate In được cập nhật tự động lên hệ thống quản lý kho (WMS) để bộ phận kho chuẩn bị nhân lực xếp dỡ.

2. Vai trò “Sống còn” của Gate In trong quản trị

Gate In không chỉ là thủ tục “mở cửa”, nó tạo ra dữ liệu đầu vào quan trọng cho toàn bộ hệ thống:

3. Các yếu tố đảm bảo Gate In hiệu quả

Để quy trình này diễn ra suôn sẻ, Toàn Nhất Logistics luôn chú trọng:

• Thời gian chính xác: Xe phải đến đúng khung giờ (Slot booking) để tránh chờ đợi.
• Dữ liệu đồng bộ: Thông tin trên chứng từ giấy và hệ thống điện tử phải trùng khớp 100%.
• Lưu trữ dữ liệu: Mọi thông tin, hình ảnh tại cổng đều được lưu trữ để phục vụ đối soát và Audit sau này.