Trong hoạt động kho, hàng vào không chỉ đơn giản là “nhận hàng”, và hàng ra cũng không chỉ có một “phiếu xuất kho”.
Từ lúc tiếp nhận, đưa hàng vào vị trí, quản lý tồn, lấy hàng, đóng gói đến xuất hàng, mỗi công đoạn đều có thể đi kèm chứng từ, lệnh xử lý hoặc dữ liệu trên hệ thống WMS/ERP.
Vậy trong thực tế, kho hàng thường sử dụng những nhóm chứng từ nào?
Mục lục
1. NHẬP KHO – INBOUND
Đây là nhóm chứng từ được sử dụng khi kho tiếp nhận hàng hóa.
Một số chứng từ thường gặp:
- Purchase Order (PO): Căn cứ để kho xác định hàng hóa dự kiến được giao.
- ASN – Advance Shipping Notice: Thông báo trước về lô hàng sắp đến, tùy doanh nghiệp có sử dụng.
- Packing List / Delivery Note: Cung cấp thông tin về mã hàng, số lượng, quy cách… để kho đối chiếu khi nhận hàng.
- Goods Receipt / GRN: Ghi nhận kết quả tiếp nhận hàng thực tế vào kho.
- Biên bản thiếu hụt/hư hỏng: Lập khi số lượng hoặc tình trạng hàng thực tế có chênh lệch so với thông tin giao nhận.
Trong hệ thống WMS, quá trình nhận hàng có thể được xử lý từ PO hoặc Warehouse Receipt, sau đó chuyển sang bước put-away.
2. QUẢN LÝ TỒN KHO & VỊ TRÍ – STORAGE
Sau khi hàng được tiếp nhận, kho cần kiểm soát hàng đang ở đâu, số lượng bao nhiêu và trạng thái như thế nào.
Một số hồ sơ và dữ liệu thường gặp:
- Put-away Document / Task: Hướng dẫn đưa hàng từ khu vực nhận hàng đến vị trí lưu trữ.
- Bin / Location Record: Xác định vị trí cụ thể của hàng trong kho.
- Stock / Inventory Record: Theo dõi số lượng tồn theo mã hàng, vị trí, lô hoặc serial.
- Inventory Count / Biên bản kiểm kê: Đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu trên hệ thống.
Với WMS, thao tác put-away có thể được tạo thành warehouse task/document, giúp nhân viên biết hàng cần được đưa từ khu receiving đến đúng bin/location.
3. XUẤT KHO – OUTBOUND
Khi phát sinh yêu cầu xuất hàng, quá trình xử lý thường đi theo các bước:
Yêu cầu xuất → Picking → Packing → Shipping/Goods Issue
Một số chứng từ thường gặp gồm:
- Sales Order / Customer Order: Căn cứ phát sinh nhu cầu xuất hàng.
- Outbound Delivery / Warehouse Shipment: Tài liệu để kho xử lý yêu cầu xuất, tùy theo hệ thống.
- Picking List / Warehouse Task: Hướng dẫn nhân viên lấy đúng mã hàng, số lượng và vị trí.
- Packing Slip / Packing List: Thông tin hàng sau khi đóng gói, nếu doanh nghiệp sử dụng.
- Delivery Note / Dispatch Note: Chứng từ phục vụ quá trình bàn giao hoặc giao hàng.
- Goods Issue / Phiếu xuất kho: Ghi nhận hàng đã được xuất khỏi tồn kho.
Tên gọi và cách xử lý có thể khác nhau giữa các hệ thống WMS/ERP, nhưng nghiệp vụ cốt lõi vẫn xoay quanh yêu cầu xuất – picking – packing – shipping/goods issue.
4. CHỨNG TỪ PHÁT SINH – EXCEPTIONS
Đây là nhóm hồ sơ được sử dụng khi phát sinh các tình huống đặc biệt trong quá trình vận hành kho.
Một số trường hợp thường gặp:
- Transfer: Điều chuyển hàng giữa các kho hoặc vị trí lưu trữ.
- Return: Xử lý hàng trả lại.
- Damage/Loss Report: Ghi nhận hàng hóa hư hỏng hoặc mất mát.
- Inventory Adjustment: Điều chỉnh số liệu tồn kho.
- Discrepancy Report: Ghi nhận và xử lý chênh lệch giữa thực tế và dữ liệu hệ thống.
HIỂU CHỨNG TỪ ĐỂ HIỂU QUY TRÌNH KHO
Đối với sinh viên Logistics hoặc người mới làm việc trong lĩnh vực kho vận, điều quan trọng không phải là học thuộc thật nhiều tên chứng từ.
Quan trọng hơn là hiểu được:
Chứng từ nào xuất hiện ở bước nào → dùng để kiểm soát điều gì → dữ liệu được cập nhật ra sao trên hệ thống.
Khi nắm được mối liên hệ này, bạn sẽ dễ hình dung hơn về quy trình vận hành kho thực tế và cách WMS/ERP hỗ trợ quản lý hàng hóa.
Lưu ý: Tên chứng từ, biểu mẫu và trình tự xử lý có thể khác nhau tùy doanh nghiệp, loại hình kho và hệ thống WMS/ERP. Không phải tất cả các chứng từ trên đều được sử dụng trong mọi loại hình kho.
TOÀN NHẤT LOGISTICS
📍 Địa chỉ: Số 10, đường Đại Lộ Độc Lập, KCN Sóng Thần, DĨ An, Bình Dương
☎️ Hotline: 0917.219.888
🎬 https://www.tiktok.com/@toannhat.com
🌐 Pagefacebook: https://www.facebook.com/profile.toannhatlogistics
22/09/2026
- NHÓM CHỨNG TỪ & HỒ SƠ THƯỜNG GẶP TRONG KHO HÀNG 📦 - Tháng 9 22, 2026
- TỰ VẬN HÀNH KHO HAY THUÊ NGOÀI 3PL? BÀI TOÁN TỐI ƯU CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP - Tháng 9 17, 2026
- PHÂN LOẠI HÀNG HÓA NGUY HIỂM THEO BỘ LUẬT IMDG – 9 NHÓM HÀNG HÓA NGUY HIỂM - Tháng 9 15, 2026
